Z problematyki świadectwa pracy

Ustanie stosunku pracy stanowiące skutek rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia pociąga za sobą, stojący po stronie pracodawcy, obowiązek wystawienia świadectwa pracy. Pracodawca zobowiązany jest je wydać samemu pracownikowi lub osobie przez niego upo-ważnionej na piśmie. Wystawione w ten sposób świadectwo pracy może niejednokrotnie wymagać dokonania stosownej korekty bądź podmiany na nowe świadectwo. Czasem nie-zbędne będzie poczynienie w jego treści odpowiedniej wzmianki stwierdzającej fakt zaistnia-ły po jego wydaniu. Może też zdarzyć się i tak, że nie zostanie nigdy wydane lub uprzednio wydane zostanie utracone, a wtedy wymagane w jego treści informacje trzeba będzie wyka-zać w oparciu o inny dokument.
articleImage: Z problematyki świadectwa pracy fot. Thinkstock

1. Pracodawca spóźnia się z wydaniem świadectwa
Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy niezwłocznie, a fakt jego wydania nie może być uzależniony od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm. – dalej k.p.). Mamy zatem do czynienia z bezwzględnym obowiązkiem, od którego pracodawca nie może się uchylić pod żadnym pozorem. Do wydania świadectwa pracy nie jest wymagane uprzednie złożenie wniosku przez pracownika, gdyż obowiązek ten wynika z samego faktu ustania stosunku pracy, stanowiąc jego bezpośrednie następstwo. Wyjątkiem w tym zakresie jest sytuacja, gdy po ustaniu stosunku pracy strony postanawiają nawiązać kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Wówczas pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, tylko na jego żądanie (art. 97 § 11 k.p.).

Wydanie świadectwa zasadniczo powinno nastąpić w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia sto-sunku pracy. Jeżeli jednak nie jest to możliwe (np. z przyczyn technicznych lub organizacyj-nych leżących po stronie pracodawcy czy ze względu na nieobecność pracownika w pracy w tym dniu itp.), pracodawca do 7 dni od momentu ustania stosunku pracy, powinien przesłać świadectwo za pośrednictwem poczty lub w inny sposób samemu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej (§ 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wy-dawania i prostowania, Dz. U. Nr 60, poz. 282 z późn. zm. – dalej r.t.ś.p.).
W przypadku bezprawnego opóźnienia przez pracodawcę terminu wydania świadectwa pra-cy, pracownik może dochodzić na drodze sądowej roszczenia o naprawienie poniesionej z tego tytułu szkody. Chodzi tutaj głównie o zrekompensowanie utraconego wynagrodzenia (np. nowy pracodawca wstrzymuje się z podpisaniem umowy o pracę do czasu przedstawie-nia świadectwa pracy) bądź innego świadczenia (np. zasiłek dla bezrobotnych), których wy-płata jest uzależniona od przedstawienia świadectwa pracy z poprzedniego zakładu pracy. W takich przypadkach pracownik może liczyć na zasądzenie odszkodowania w wysokości utra-conego z tego powodu wynagrodzenia lub świadczenia, jednakże za okres nie dłuższy niż 6 tygodni (art. 99 § 1 i 2 k.p.).
Świadectwo pozwala pracownikowi udokumentować przebieg dotychczasowego zatrudnienia i związany z nim fakt nabycia określonych praw i skorzystania z przysługujących uprawnień, co ma szczególne znaczenie dla ustalenia jego sytuacji prawnej u następnego pracodawcy lub względem odpowiedniego urzędu. Bezpośrednio zainteresowaną otrzymaniem świadec-twa pracy osobą jest zatem sam pracownik. Stąd też w przypadku jego zgonu, powodujące-go wygaśnięcie stosunku pracy, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Pracodawca jest jednak obowiązany wydać świadectwo członkom rodziny zmarłego pracownika lub dziedziczącej po nim osobie, jeżeli tylko któraś z tych osób zwróci się do niego ze stosownym wnioskiem (§ 3 r.t.ś.p.).

2. Pracodawca nie wydaje świadectwa pracy
Bezprawna odmowa wydania świadectwa pracy przez pracodawcę upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z powództwem o jego wydanie. Uwzględniając tego typu powództwo, sąd nakazuje pracodawcy wydać świadectwo pracy w terminie 3 dni od daty uprawomocnienia się orzeczenia w sprawie.
Jeżeli w związku z niewydaniem świadectwa pracy pracownik poniósł szkodę, wówczas mo-że również dodatkowo dochodzić wypłaty odszkodowania, o którym mowa w art. 99 k.p. W opisywanym przypadku pomocna, a przede wszystkim szybsza w skutku niż postępowanie sądowe, może się okazać interwencja inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, działającego na wniosek zainteresowanego pracownika.

3. Świadectwo wadliwej treści
Bardzo często w praktyce występuje sytuacja, gdy treść wydanego świadectwa pracy jest kwestionowana przez pracownika. Ten ostatni może wówczas w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. Przyjmuje się, że siedmiodniowy termin ma charakter porządkowy. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby pracodawca uwzględnił uzasadniony wniosek pracownika, złożony z naruszeniem tego ter-minu.
Pracodawca uwzględniający taki wniosek zobowiązany jest wydać pracownikowi nowe świa-dectwo pracy, w terminie 7 dni od daty otrzymania wniosku (§ 5 ust. 1 zdanie 2 r.t.ś.p.). Uprzednio wydane świadectwo zostaje wówczas usunięte z akt osobowych pracownika i zniszczone (§ 5 ust. 5 r.t.ś.p.).
W przeciwnym natomiast przypadku, pracodawca przedstawia pracownikowi pisemną infor-mację o odmowie uwzględnienia przedmiotowego wniosku, w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. W takiej sytuacji żądanie sprostowania świadectwa pracy pracownik może uczy-nić przedmiotem pozwu, występując ze stosownym roszczeniem w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa przez pracodawcę. W wyniku uwzględ-nienia przedmiotowego żądania, sąd zobowiązuje pracodawcę do wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy. Wydanie to powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie (§ 5 ust. 2 r.t.ś.p.). Również i w tym przypadku poprzednio wydane świadectwo zostaje usunięte z akt osobowych pracownika i zniszczone (§ 5 ust. 5 r.t.ś.p.).

4. Zmiana trybu rozwiązania umowy o pracę
Potrzeba dokonania korekty świadectwa pracy może być także następstwem zmiany trybu rozwiązania umowy o pracę, dokonanej na drodze postępowania sądowego. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku, gdy pracownik odwołał się od wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania przez pracodawcę w trybie natychmiastowym, zarzucając tymże czynno-ściom pracodawcy niezgodność z prawem (brak zasadności, naruszenie przepisów o roz-wiązywaniu umowy o pracę w określonym trybie). Wnosząc powództwo w tego typu sprawie, pracownik może żądać zasądzenia stosownego odszkodowania lub przywrócenia do pracy. W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową infor-mację o tym orzeczeniu (§ 5 ust. 3 r.t.ś.p.). Jeżeli orzeczenie to zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obo-wiązany wydać pracownikowi, w terminie 3 dni od uprawomocnienia się orzeczenia, nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (§ 5 ust. 4 r.t.ś.p.). Poprzednio zaś wydane świadectwo, po jego usunięciu z akt osobowych pracownika, podlega zniszczeniu (§ 5 ust. 5 r.t.ś.p.).

5. Utracone świadectwo pracy
Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii świadectwa pracy w aktach osobo-wych pracownika przez okres 50 lat oraz do wydawania jej odpisu w uzasadnionych przy-padkach pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Treść zagubionego lub znisz-czonego świadectwa pracy może więc w ten sposób zostać odtworzona. Problem z uzyska-niem odpisu może się natomiast pojawić w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo pracodawcy prze-stało istnieć. W takim przypadku dokumentacja pracownicza powinna zostać przekazana na przechowanie odpowiedniemu archiwum. Informację o miejscu jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych . Jeżeli jednak do-kumentacja nieistniejącego zakładu pracy nie została zarchiwizowana, wówczas pracownik chcąc udokumentować fakty zawarte w treści brakującego świadectwa pracy, będzie zmu-szony wykazać je na podstawie innych środków dowodowych.
Świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem stwierdzającym m.in. przebieg okresu zatrudnienia. Przepis art. 97 k.p. nie przewiduje alternatywnych aktów dokumentujących okres zatrudnienia. Z drugiej strony, jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 lutego 1991 r., I PR 422/90, niepubl., świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym, a nie urzę-dowym w rozumieniu art. 244 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 późn. zm.) - dalej k.p.c., nawet wówczas, gdy wydane zo-staje przez urząd administracji państwowej. Stanowi ono dowód tego, że osoba, która je podpisała, złożyła w imieniu pracodawcy zawarte w nim oświadczenie (art. 245 k.p.c.). Nie zawiera elementów ocennych, a jedynie fakty wskazane w przepisie art. 97 k.p. i § 1 ust. 1 r.t.ś.p. W sposób samoistny nie tworzy praw podmiotowych ani ich nie pozbawia. Nie ma więc cech wyłączności w zakresie dowodowym w postępowaniu o realizację tych praw. Do-wód przeciwko stwierdzeniom, brakowi stwierdzeń w świadectwie pracy, czy też w ogóle braku świadectwa pracy jako dokumentu w ramach postępowania o konkretne roszczenie może być przeprowadzony w każdym czasie, także po upływie terminów z art. 97 § 21 k.p.
W konsekwencji, pracownik może udowadniać innymi środkami dowodowymi niż świadectwo okoliczności, które powinny być objęte jego treścią. Zwłaszcza, gdy z przyczyn od pracowni-ka niezależnych nie jest on w stanie przedstawić oryginału lub odpisu świadectwa. W takich przypadkach, sąd pracy jest właściwym organem w zakresie ustalenia rzeczywistego okresu zatrudnienia, w trybie powództwa z art. 189 k.p.c.

6. Zagraniczne świadectwo pracy
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytu-cjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.) udokumentowa-ne okresy zatrudnienia obywateli państw należących do Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego przebyte za granicą u pracodawców zagranicznych są zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych. Obowiązek dowodowy w kwestii należytego wykazania długości okresu poprzedniego zatrudnienia spoczywa na pra-cowniku (art. 6 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm. w zw. z art. 300 k.p.). Na podstawie przedłożonej w tym celu przez pracownika dokumentacji pracodawca powinien mieć możliwość ustalenia, w sposób niebudzący wątpli-wości, długości okresu poprzedniego zatrudnienia pracownika.
Zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.) – dalej u.j.p. na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę w chwili zawarcia umowy ma miejsce zamieszkania w Polsce, a sama umowa ma być wykonywana w Polsce. Fakt ten sprawia, że dokumenty i informacje, których obowiązek sporządzania lub podania wynika z odrębnych przepisów (np. art. 221 § 1 pkt 6 k.p.) również powinny być sporządzone w języku polskim (art. 8 u.j.p.). Stąd też polski pracodawca może żądać od osoby ubiegają-cej się o zatrudnienie, aby wykazała przebieg dotychczasowego zatrudnienia w formie do-kumentów sporządzonych w języku polskim. Na pracowniku ciążył będzie zatem obowiązek dostarczenia tłumaczenia zagranicznego świadectwa pracy.

Piotr Wąż, dr nauk prawnych, specjalista w zakresie prawa pracy, prawa spółek i prawa koncernowego

Tekst pochodzi z miesięcznika „Praca i Zdrowie”. Więcej tekstów na temat prawa pracy znajdziesz tu i tu.

Abc/Bhp 06.10.10
Zobacz wszystkie materiały pochodzące z:
Skomentowano 0 razy
Zapisz się na bezpłatny Newsletter BHP

Wyświetlanie listy artykułów

Nie znaleziono żadnych artykułów.
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

Aktualności - BHP

Polecane lektury

Polecamy: