Z problematyki świadectwa pracy

Ustanie stosunku pracy stanowiące skutek rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia pociąga za sobą, stojący po stronie pracodawcy, obowiązek wystawienia świadectwa pracy. Pracodawca zobowiązany jest je wydać samemu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej na piśmie. Wystawione w ten sposób świadectwo pracy może niejednokrotnie wymagać dokonania stosownej korekty bądź podmiany na nowe świadectwo. Czasem niezbędne będzie poczynienie w jego treści odpowiedniej wzmianki stwierdzającej fakt zaistniały po jego wydaniu. Może też zdarzyć się i tak, że nie zostanie nigdy wydane lub uprzednio wydane zostanie utracone, a wtedy wymagane w jego treści informacje trzeba będzie wyka-zać w oparciu o inny dokument.

articleImage: Z problematyki świadectwa pracy fot. Thinkstock

1. Pracodawca spóźnia się z wydaniem świadectwa
Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy niezwłocznie, a fakt jego wydania nie może być uzależniony od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm. – dalej k.p.). Mamy zatem do czynienia z bezwzględnym obowiązkiem, od którego pracodawca nie może się uchylić pod żadnym pozorem. Do wydania świadectwa pracy nie jest wymagane uprzednie złożenie wniosku przez pracownika, gdyż obowiązek ten wynika z samego faktu ustania stosunku pracy, stanowiąc jego bezpośrednie następstwo. Wyjątkiem w tym zakresie jest sytuacja, gdy po ustaniu stosunku pracy strony postanawiają nawiązać kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Wówczas pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, tylko na jego żądanie (art. 97 § 11 k.p.).

Wydanie świadectwa zasadniczo powinno nastąpić w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli jednak nie jest to możliwe (np. z przyczyn technicznych lub organizacyjnych leżących po stronie pracodawcy czy ze względu na nieobecność pracownika w pracy w tym dniu itp.), pracodawca do 7 dni od momentu ustania stosunku pracy, powinien przesłać świadectwo za pośrednictwem poczty lub w inny sposób samemu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej (§ 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz. U. Nr 60, poz. 282 z późn. zm. – dalej r.t.ś.p.).
W przypadku bezprawnego opóźnienia przez pracodawcę terminu wydania świadectwa pracy, pracownik może dochodzić na drodze sądowej roszczenia o naprawienie poniesionej z tego tytułu szkody. Chodzi tutaj głównie o zrekompensowanie utraconego wynagrodzenia (np. nowy pracodawca wstrzymuje się z podpisaniem umowy o pracę do czasu przedstawienia świadectwa pracy) bądź innego świadczenia (np. zasiłek dla bezrobotnych), których wypłata jest uzależniona od przedstawienia świadectwa pracy z poprzedniego zakładu pracy. W takich przypadkach pracownik może liczyć na zasądzenie odszkodowania w wysokości utraconego z tego powodu wynagrodzenia lub świadczenia, jednakże za okres nie dłuższy niż 6 tygodni (art. 99 § 1 i 2 k.p.).
Świadectwo pozwala pracownikowi udokumentować przebieg dotychczasowego zatrudnienia i związany z nim fakt nabycia określonych praw i skorzystania z przysługujących uprawnień, co ma szczególne znaczenie dla ustalenia jego sytuacji prawnej u następnego pracodawcy lub względem odpowiedniego urzędu. Bezpośrednio zainteresowaną otrzymaniem świadectwa pracy osobą jest zatem sam pracownik. Stąd też w przypadku jego zgonu, powodującego wygaśnięcie stosunku pracy, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Pracodawca jest jednak obowiązany wydać świadectwo członkom rodziny zmarłego pracownika lub dziedziczącej po nim osobie, jeżeli tylko któraś z tych osób zwróci się do niego ze stosownym wnioskiem (§ 3 r.t.ś.p.).

2. Pracodawca nie wydaje świadectwa pracy
Bezprawna odmowa wydania świadectwa pracy przez pracodawcę upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z powództwem o jego wydanie. Uwzględniając tego typu powództwo, sąd nakazuje pracodawcy wydać świadectwo pracy w terminie 3 dni od daty uprawomocnienia się orzeczenia w sprawie.
Jeżeli w związku z niewydaniem świadectwa pracy pracownik poniósł szkodę, wówczas może również dodatkowo dochodzić wypłaty odszkodowania, o którym mowa w art. 99 k.p. W opisywanym przypadku pomocna, a przede wszystkim szybsza w skutku niż postępowanie sądowe, może się okazać interwencja inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, działającego na wniosek zainteresowanego pracownika.

3. Świadectwo wadliwej treści
Bardzo często w praktyce występuje sytuacja, gdy treść wydanego świadectwa pracy jest kwestionowana przez pracownika. Ten ostatni może wówczas w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. Przyjmuje się, że siedmiodniowy termin ma charakter porządkowy. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby pracodawca uwzględnił uzasadniony wniosek pracownika, złożony z naruszeniem tego terminu.
Pracodawca uwzględniający taki wniosek zobowiązany jest wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, w terminie 7 dni od daty otrzymania wniosku (§ 5 ust. 1 zdanie 2 r.t.ś.p.). Uprzednio wydane świadectwo zostaje wówczas usunięte z akt osobowych pracownika i zniszczone (§ 5 ust. 5 r.t.ś.p.).
W przeciwnym natomiast przypadku, pracodawca przedstawia pracownikowi pisemną informację o odmowie uwzględnienia przedmiotowego wniosku, w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. W takiej sytuacji żądanie sprostowania świadectwa pracy pracownik może uczynić przedmiotem pozwu, występując ze stosownym roszczeniem w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa przez pracodawcę. W wyniku uwzględnienia przedmiotowego żądania, sąd zobowiązuje pracodawcę do wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy. Wydanie to powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie (§ 5 ust. 2 r.t.ś.p.). Również i w tym przypadku poprzednio wydane świadectwo zostaje usunięte z akt osobowych pracownika i zniszczone (§ 5 ust. 5 r.t.ś.p.).

4. Zmiana trybu rozwiązania umowy o pracę
Potrzeba dokonania korekty świadectwa pracy może być także następstwem zmiany trybu rozwiązania umowy o pracę, dokonanej na drodze postępowania sądowego. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku, gdy pracownik odwołał się od wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania przez pracodawcę w trybie natychmiastowym, zarzucając tymże czynnościom pracodawcy niezgodność z prawem (brak zasadności, naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umowy o pracę w określonym trybie). Wnosząc powództwo w tego typu sprawie, pracownik może żądać zasądzenia stosownego odszkodowania lub przywrócenia do pracy. W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu (§ 5 ust. 3 r.t.ś.p.). Jeżeli orzeczenie to zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi, w terminie 3 dni od uprawomocnienia się orzeczenia, nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (§ 5 ust. 4 r.t.ś.p.). Poprzednio zaś wydane świadectwo, po jego usunięciu z akt osobowych pracownika, podlega zniszczeniu (§ 5 ust. 5 r.t.ś.p.).

5. Utracone świadectwo pracy
Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika przez okres 50 lat oraz do wydawania jej odpisu w uzasadnionych przypadkach pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Treść zagubionego lub zniszczonego świadectwa pracy może więc w ten sposób zostać odtworzona. Problem z uzyskaniem odpisu może się natomiast pojawić w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo pracodawcy przestało istnieć. W takim przypadku dokumentacja pracownicza powinna zostać przekazana na przechowanie odpowiedniemu archiwum. Informację o miejscu jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych . Jeżeli jednak dokumentacja nieistniejącego zakładu pracy nie została zarchiwizowana, wówczas pracownik chcąc udokumentować fakty zawarte w treści brakującego świadectwa pracy, będzie zmuszony wykazać je na podstawie innych środków dowodowych.
Świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem stwierdzającym m.in. przebieg okresu zatrudnienia. Przepis art. 97 k.p. nie przewiduje alternatywnych aktów dokumentujących okres zatrudnienia. Z drugiej strony, jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 lutego 1991 r., I PR 422/90, niepubl., świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym, a nie urzędowym w rozumieniu art. 244 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 późn. zm.) - dalej k.p.c., nawet wówczas, gdy wydane zostaje przez urząd administracji państwowej. Stanowi ono dowód tego, że osoba, która je podpisała, złożyła w imieniu pracodawcy zawarte w nim oświadczenie (art. 245 k.p.c.). Nie zawiera elementów ocennych, a jedynie fakty wskazane w przepisie art. 97 k.p. i § 1 ust. 1 r.t.ś.p. W sposób samoistny nie tworzy praw podmiotowych ani ich nie pozbawia. Nie ma więc cech wyłączności w zakresie dowodowym w postępowaniu o realizację tych praw. Dowód przeciwko stwierdzeniom, brakowi stwierdzeń w świadectwie pracy, czy też w ogóle braku świadectwa pracy jako dokumentu w ramach postępowania o konkretne roszczenie może być przeprowadzony w każdym czasie, także po upływie terminów z art. 97 § 21 k.p.
W konsekwencji, pracownik może udowadniać innymi środkami dowodowymi niż świadectwo okoliczności, które powinny być objęte jego treścią. Zwłaszcza, gdy z przyczyn od pracownika niezależnych nie jest on w stanie przedstawić oryginału lub odpisu świadectwa. W takich przypadkach, sąd pracy jest właściwym organem w zakresie ustalenia rzeczywistego okresu zatrudnienia, w trybie powództwa z art. 189 k.p.c.

6. Zagraniczne świadectwo pracy
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.) udokumentowane okresy zatrudnienia obywateli państw należących do Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego przebyte za granicą u pracodawców zagranicznych są zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych. Obowiązek dowodowy w kwestii należytego wykazania długości okresu poprzedniego zatrudnienia spoczywa na pracowniku (art. 6 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm. w zw. z art. 300 k.p.). Na podstawie przedłożonej w tym celu przez pracownika dokumentacji pracodawca powinien mieć możliwość ustalenia, w sposób niebudzący wątpliwości, długości okresu poprzedniego zatrudnienia pracownika.
Zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.) – dalej u.j.p. na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę w chwili zawarcia umowy ma miejsce zamieszkania w Polsce, a sama umowa ma być wykonywana w Polsce. Fakt ten sprawia, że dokumenty i informacje, których obowiązek sporządzania lub podania wynika z odrębnych przepisów (np. art. 221 § 1 pkt 6 k.p.) również powinny być sporządzone w języku polskim (art. 8 u.j.p.). Stąd też polski pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, aby wykazała przebieg dotychczasowego zatrudnienia w formie dokumentów sporządzonych w języku polskim. Na pracowniku ciążył będzie zatem obowiązek dostarczenia tłumaczenia zagranicznego świadectwa pracy.

Piotr Wąż, dr nauk prawnych, specjalista w zakresie prawa pracy, prawa spółek i prawa koncernowego


Tekst pochodzi z miesięcznika „Praca i Zdrowie”. Więcej tekstów na temat prawa pracy znajdziesz tu i tu.

06.10.10
Zobacz wszystkie materiały pochodzące z: Praca i Zdrowie
Skomentowano 0 razy
Zapisz się na bezpłatny Newsletter BHP

Wyświetlanie listy artykułów

Nie znaleziono żadnych artykułów.

Aktualności - BHP

Polecane lektury