Prawidłowe przeprowadzenie dochodzenia powypadkowego to zadanie niełatwe, nie tylko dla zespołów powypadkowych, w szczególności służby bhp, ale także dla innych organów podejmujących to zadanie. Prawidłowość prewencyjnych działań powypadkowych zależy od rzetelnego i pełnego zbadania zaistniałego wypadku oraz ustalenia wszystkich jego przyczyn i okoliczności. Nieustalenie wszystkich przyczyn wypadku lub wskazanie przyczyn nieprawidłowych, czy też błędne wypełnienie statystycznej karty wypadku powoduje, że wyciągane są fałszywe wnioski, a w związku z tym chybiona może być skuteczna prewencja wypadkowa - nie tylko w poszczególnych zakładach, ale i w skali kraju.
Niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku zespół powypadkowy jest obowiązany przystąpić do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, a w szczególności - dokonać oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadać warunki wykonywania pracy i inne okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku, i jeżeli jest to konieczne sporządzić szkic lub wykonać fotografię miejsca wypadku. Obowiązek powyższy wynika z przepisów § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870).
Od tych czynności rozpoczyna się praca zespołu powypadkowego. Wnikliwe zbadanie miejsca wypadku pozwoli zespołowi powypadkowemu uzyskać precyzyjny materiał dowodowy. Zespół powypadkowy na podstawie zebranych dowodów musi dokonać prawnej kwalifikacji zdarzenia, tj. stwierdzić, czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy, czy spełnia wymagania definicj, zgodnie z którą za wypadek przy pracy uważa się zdarzenie nagłe, wywołane przyczyna zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą.
Nagłość zdarzenia nie budzi wątpliwości przy ocenie zdarzeń takich, jak np.: upadek pracownika, upadek przedmiotów na pracownika, skaleczenie, upadek z wysokości, porażenie prądem itp. Jednak w praktyce ustalania przyczyn wypadków przy pracy nagłości nie należy rozumieć dosłownie jako zdarzenia błyskawicznego i jednorazowego, gdyż działanie przyczyny wypadku może być kilkakrotne lub trwać przez pewien czas, np. kilka godzin. Zgodnie z orzecznictwem SN, okres, w którym powinien zamknąć się przebieg nagłego zdarzenia, aby nie straciło ono charakteru wypadku, jest umowny. Przyjmuje się jednak, że zdarzenie jest nagłe, jeżeli czas działania przyczyny zewnętrznej nie przekracza jednej dniówki roboczej.
Przyczyną zewnętrzną może być każdy czynnik zewnętrzny, zdolny wywołać szkodliwe skutki. W tym znaczeniu przyczyną zewnętrzną może być nie tylko narzędzie pracy, maszyna, siły przyrody lecz również czyn (np. napaść) innej osoby, a nawet praca i czynności samego poszkodowanego. Źródłem wypadku może być zarówno przypadek przezeń zawiniony, jak i niezawiniony, np.: potknięcie się, odruch, nieostrożność. Przyczyna wywołująca szkodę na osobie musi być zewnętrzna, czyli leżeć poza pracownikiem poszkodowanym. Nie będzie więc wypadkiem przy pracy wylew krwi do mózgu bądź zawał serca, mimo że nastąpi w czasie pracy, jeżeli przyczyna wylewu, zawału tkwiła wyłącznie w organizmie poszkodowanego. Przepisy nie wymagają, aby przyczyna zewnętrzna była wyłączną przyczyną zdarzenia, dlatego wystąpienie np. przepukliny, wypadnięcie dysku, zawał serca itp., mają charakter wypadku przy pracy, jeżeli są wywołane nadmiernym wysiłkiem fizycznym pracownika. Zgodnie z orzecznictwem SN nawet czynności wykonywane w normalnych warunkach przez pracownika o zmniejszonej sprawności – czy to na skutek choroby, czy też postępujących z wiekiem zmian w organizmie – mogą być, zależnie od całokształtu okoliczności, uznane za podjęte przy użyciu nadmiernego (dla danego pracownika) wysiłku.
Związek z pracą zachodzi w następujących okolicznościach:
 podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
 podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy nawet bez polecenia;
 w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy, w drodze między siedzibą pracodawcy, a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Pojęcie urazu ma wielorakie znaczenie. Może to być skaleczenie, rana, złamanie, utrata części ciała, uraz wewnętrzny, oparzenie czynnikiem termicznym lub środkami chemicznymi, odmrożenie, zatrucie, zakażenie, skutki tonięcia lub duszenia z powodu braku tlenu, skutki działania dźwięku, wibracji, ciśnienia, skrajnych temperatur, oświetlenia oraz promieniowania. Może to być także wstrząs psychiczny, jako ostra reakcja na stres. Uraz, zgodnie z definicją wypadku przy pracy, nie musi skutkować niezdolnością do pracy (zwolnieniem lekarskim), jak np. powierzchowne skaleczenia poszkodowanego.