Kodeks pracy (art. 22(1) par. 1 k.p.) jednoznacznie określa zakres danych osobowych, których może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak również już zatrudnionej.

Od osoby zatrudnianej może oczekiwać podania danych:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych;
• dotyczących wykształcenia;
• dotyczących kwalifikacji zawodowych;
• o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Art. 22(1) par. 3 k.p. reguluje zaś zakres danych od pracownika takich jak:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Sprawdź w LEX: Zakres danych osobowych pracownika i kandydata do pracy przetwarzanych przez pracodawcę - PROCEDURA krok po kroku >>>

Jakich danych może żądać pracodawca

Natomiast z art. 22(1) par. 4 k.p. wynika, że pracodawca może także żądać od pracownika podania innych niż powyższe danych, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Z kolei art. 13 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta określa m.in. prawo pacjenta do tajemnicy informacji o stanie zdrowia.

Czytaj także na Prawo.pl: Gdy kontrola L4 nie zastanie nas w domu – przez źle podany adres mogą być kłopoty>>

Tajemnica dotyczy danych, które zostały uzyskane w związku z wykonywaniem określonego zawodu medycznego. Tajemnicę informacji należy rozumieć jako powinność zachowania poufności pewnych danych zarówno co do ograniczonego kręgu osób, do których informacja może dotrzeć, jak i co do zakazu ujawniania określonych informacji. Zakaz i ograniczenie należy stosować do wszelkich form przetwarzania informacji, a więc pisemnego i ustnego, oraz wszelkich innych form przekazu nadających się do interpretacji, w tym także milczenia. Czasowy zakres konieczności zachowania tajemnicy informacji jest nieograniczony.

RODO zabrania przetwarzania informacji o zdrowiu pracownika

Art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – czyli przepisów RODO – zabronione jest przetwarzanie pewnych danych osobowych.

Są to:

• dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne,
• poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe,
• przynależność do związków zawodowych

oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

- Zgodnie z definicją legalną określoną w art. 4 pkt 15 RODO „dane dotyczące zdrowia” oznaczają dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej - w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej - ujawniające informacje o stanie jej zdrowia – podkreśla Biuro Informacji w Głównym Inspektoracie Pracy (GIP). - Biorąc pod uwagę powyższą definicję, informacje o stanie zdrowia pracownika należą do szczególnej kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, których przetwarzanie co do zasady jest zabronione – dodaje przedstawiciel GIP.

Czytaj w LEX: Wpływ RODO na obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji powypadkowej i medycznej >>>

Czytaj w LEX: Przetwarzanie danych osobowych w kontekście zatrudnienia pracowniczego (uwagi de lege ferenda) >>>

Jednak są wyjątki od tej zasady określone w przepisach RODO w 10 punktach:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić się od powyższego zakazu;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;
• przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą;
• przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy;
• przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego lub zgodnie z umową z pracownikiem służby zdrowia i z zastrzeżeniem warunków oraz zabezpieczeń, o których mowa w art. 9 ust. 3 (pracownika podlegającego obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej);
• przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub zapewnienie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych lub wyrobów medycznych, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności tajemnicę zawodową;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1 rozporządzenia RODO, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

- Wobec powyższego, za dopuszczalne należałoby uznać przetwarzanie przez pracodawcę danych dotyczących zdrowia pracownika, w sytuacji, gdy uzyskanie takiej informacji przez pracodawcę będzie warunkowało możliwość prawidłowego wykonania ciążących na nim obowiązków – komentuje przedstawiciel GIP.

Bowiem w myśl art. 207 par. 2 k.p., pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a także uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników z niepełnosprawnością w ramach podejmowanych działań profilaktycznych.

Zgoda pracownika na przetwarzanie danych o zdrowiu

- W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możliwe byłoby także uzyskanie takiej informacji na podstawie zgody pracownika. W tym przypadku jednak należy pamiętać, że zgoda musi spełniać określone warunki – zaznacza GIP.

Jak wynika z art. 22(1b) par. 1 k.p., zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (m.in. danych dotyczących zdrowia), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy pracownika. Według art. 4 pkt 11 RODO, zgoda oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

WZORY DOKUMENTÓW:

• Klauzula zgody na przetwarzanie danych dla celów rekrutacji u administratora bez korelacji z konkretnym ogłoszeniem rekrutacyjnym >
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (w związku z zawarciem umowy) >
• Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych >
• Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych pracowników >

Zgoda na przetwarzanie danych musi precyzyjnie określać zakres i cel przetwarzania danych, na który dana osoba wyraża zgodę. Musi też zawierać oświadczenie, że zgoda została wyrażona dobrowolnie, a także informację, że osoba została poinformowana przez administratora danych osobowych o przysługujących jej prawach do wglądu w swoje dane i możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie. - Pobierając omawiane informacje od pracownika należy również pamiętać o wynikającej z przepisów RODO zasadzie "ograniczonego celu". Według art. 5 ust. 1 lit. b RODO, dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami – podkreśla GIP.

Na mocy art. 22(1b) par. 3 k.p. do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do ich przetwarzania  wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Dotyczy to wszystkich pracowników przetwarzających dane, w tym dotyczących zdrowia, niezależnie od zajmowanego stanowiska.

Informacje na zaświadczeniu lekarskim pracownika

Przepisy regulują także rodzaj informacji, jaka może być umieszczona na zaświadczeniu lekarskim wydanym pracownikowi w związku z jego czasową niezdolnością do pracy z powodu choroby lub pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, który świadczy całodobowe i stacjonarne świadczenia zdrowotne. W art. 57 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa uregulowany jest sposób umieszczania na zaświadczeniu lekarskim tzw. kodów literowych od A do E. Określają one choroby i przyczyny nieobecności w pracy.

Pracownik, w myśl art. 57 ust. 2 tej ustawy, może jednak na pisemny wniosek zażądać od lekarza nieumieszczania danych o oznaczeniu literowym B, co oznacza niezdolność do pracy spowodowaną stanem ciąży, oraz D, co oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą.

Pracownik nie ma zaś wpływu na zachowanie tajemnicy o swoim stanie zdrowia, jeśli rozpoznanie dotyczy choroby zakaźnej (kod E) i choroby spowodowanej nadużywaniem alkoholu (kod C). Jeśli niezdolność do pracy powstała z tych przyczyn, lekarz ma obowiązek umieszczenia tej informacji na zaświadczeniu lekarskim. Lekarz ma nadto obowiązek umieścić na zaświadczeniu lekarskim informację o powstaniu niezdolności do pracy po przerwie nieprzekraczającej 60 dni spowodowanej tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą (kod A).

Orzeczenie o niepełnosprawności a praca

W oparciu o art. 22(1) par. 2 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika danych niezbędnych w celu skorzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Pracodawca, zatrudniając osoby z niepełnosprawnością, może liczyć m.in. na dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON czy fundusze na dostosowanie miejsca pracy dla osoby z niepełnosprawnością.

Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnością i korzystający ze wsparcia PFRON, musi przekazywać do Funduszu informacje o wynagrodzeniu, zatrudnieniu i stopniu niepełnosprawności zatrudnionych osób niepełnosprawnych – zgodnie z art. 26c ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1999 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Informacja przekazywana przez pracodawcę powinna uwzględniać osoby, u których stwierdzono chorobę psychiczną, niepełnosprawność intelektualną, epilepsję oraz pracowników niewidomych.

Pracownik z niepełnosprawnością z kolei może liczyć na dodatkowe przerwy w pracy czy też krótszy wymiar czasu pracy. W kontekście tych uprawnień pracodawcy przysługuje prawo żądania informacji w przedmiocie orzeczenia niepełnosprawności wobec pracownika.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że pracownik z niepełnosprawnością ma prawo, ale nie obowiązek korzystać z tych dodatkowych uprawnień wynikających z faktu posiadania orzeczenia o niepełnosprawności. W praktyce, jeśli chce pracować na zasadach ogólnych, nie musi przedkładać pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności.

Medycyna pracy - niepełnosprawność

Jak każdy pracownik podlega zaś wstępnym i okresowym badaniom medycyny pracy. Podczas badania lekarskiego pracownik powinien poinformować lekarza o posiadanym orzeczeniu, gdyż może mieć to znaczenie dla orzeczenia o jego zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku. Gdyby pracownik nie poinformował lekarza o posiadanym orzeczeniu, mógłby narazić się na zarzut naruszenia obowiązku przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Mogłoby to prowadzić do narażenia się na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. To z kolei na podstawie art. 52 k.p. jest podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Zatem pracownik ma obowiązek poinformowania lekarza o posiadanym orzeczeniu i stanie faktycznym zdrowia, ale po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego o możliwości podjęcia pracy, nie ma obowiązku przedkładania pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności. Wtedy ani pracownik, ani pracodawca nie będą mogli korzystać z przywilejów wynikających z ustawy o rehabilitacji, a pracownik będzie zatrudniony na zasadach ogólnych.

Wypadek przy pracy

Na podstawie art. 234 par. 2 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest zawiadomić okręgowego inspektora pracy i prokuratora m.in. o ciężkim wypadku przy pracy. Definicja wypadku przy pracy opisana jest znamionami o charakterze medycznym. W znacznej większości przypadków pracodawca będzie więc zobowiązany do uzyskania specjalnych informacji medycznych poprzez skierowanie żądania od lekarza czy jednostki opieki zdrowotnej o udzielenie informacji lub wydanie zaświadczenia wskazującego na przesłanki uznania lub nie danego wypadku jako ciężkiego wypadku przy pracy.