W ostatnim zamkniętym i podsumowanym roku sprawozdawczym (2015 r.), to właśnie kategoria „biura, placówki naukowe i szkoły” znalazła się na drugim miejscu klasyfikacji miejsc, w których przebywali poszkodowani w chwili wypadku, z wynikiem 22,1% wśród ogólnej liczby wydarzeń. Poprzedzały je tylko miejsca produkcji przemysłowej z wynikiem 42,4% ogólnej liczby wypadków.
Nie tylko statystyki GUS, ale i praktyka pokazują, że najczęstszymi przyczynami wypadków w biurach są poślizgnięcia, potknięcia i upadki. Dochodzi do nich przede wszystkim na ciągach komunikacyjnych, gdzie wskutek nierówności (ubytków) podłoża, pofałdowanej wykładziny lub po prostu śliskiej nawierzchni korytarza itp. pracownicy ulegają wypadkom. Wiele zdarzeń ma również miejsce w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych i socjalnych, w których – zwłaszcza przy umywalkach, zlewozmywakach, kuchenkach – zalega wychlapana podczas mycia rąk woda, rozlana herbata lub inny napój. Wystarczy chwila nieuwagi, aby pracownik poślizgnął się i doznał poważnego urazu.
W biurach wiele wypadków zdarza się również na schodach, zwłaszcza gdy pracownik zamiast uważać na stopnie, skupia się na osobie towarzyszącej, przenoszonych dokumentach etc... Wystarczy źle ocenić odległość między stopniami schodów, by stracić równowagę, a gdy dojdzie do tego obciążenie podwiniętej stopy całym ciężarem ciała – prawdziwe nieszczęście gotowe.
Również zima sprzyja wypadkom w biurach. Oblodzone schody wejściowe do budynków, mokre i śliskie hole to miejsca, w których często dochodzi do groźnych wywrotek. Niebezpieczne są również miejsca, w których pracownicy oczekują na windy. W okresie zimowym osoby wchodzące do budynków wnoszą na podeszwach butów śnieg, który topnieje w czasie, gdy pracownik czeka na windę. Później wystarczy chwila nieuwagi osoby wysiadającej z windy, by poślizgnęła się w kałuży, łamiąc rękę czy nogę albo doznając innego poważnego urazu.
Nie można też pominąć zagrożeń związanych z obsługą narzędzi i urządzeń biurowych, takich jak zszywacze, gilotyny do papieru, niszczarki itp. Do wielu wypadków przy pracy biurowej dochodzi również podczas korzystania niezgodnie z przeznaczeniem z mebli (np. foteli komputerowych), których pracownicy używają zamiast drabiny. Warto pamiętać, że nawet zwykły upadek z niewielkiej wysokości może spowodować bardzo poważne konsekwencje.
Co może zrobić pracodawca, aby wyeliminować, a przynajmniej w znacznym stopniu ograniczyć, liczbę takich zdarzeń? Przede wszystkim uświadamiać pracownikom istniejące zagrożenia i wskazywać (najczęściej proste) sposoby ich eliminowania. Nie będzie to jednak skuteczne działanie, jeżeli nie zostanie połączone z zastosowaniem rozwiązań techniczno-organizacyjnych, takich jak: zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń antypoślizgowych na schodach; wyposażenie wejść do budynków w odpowiednie wycieraczki oczyszczające obuwie, a w szczególności zatrzymujące śnieg, błoto i czy wodę; wyposażenie personelu gospodarczego w przenośne informacje ostrzegające o śliskiej nawierzchni podłogi (tzw. potykacze); udostępnienie pracownikom do stałego korzystania podestów lub drabin dostosowanych do potrzeb biurowych; regularne dokonywanie przeglądów instalacji elektrycznej itp.
Podjęcie tych działań powinno być poprzedzone przeprowadzeniem oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk pracy. Umożliwi to identyfikację potencjalnych zagrożeń oraz dobranie optymalnych rozwiązań profilaktycznych.