Nową normą obowiązującą w większości organizacji są coraz większe potrzeby i oczekiwania, przy coraz bardziej ograniczonej liczbie zasobów. Taki stan rzeczy narzuca dużą potrzebę zmiany sposobu działania – zamiast w nieskończoność podkręcać tempo, warto zwrócić się w stronę podstawowych potrzeb pracowników – na poziomie fizycznym, emocjonalnym oraz umysłowym. Poniżej znajduje się pięć przykładowych argumentów pokazujących naukowe wytłumaczenie, jak takie działanie może przełożyć się na wzrost efektywności pracy. Bez znaczącej zmiany wewnątrz organizacji oraz idącego za tym wsparcia pracowników możemy zapomnieć o wysokiej efektywności, postawie pełnej energii i gotowości, aby w pracy dawać z siebie więcej – zgodnie z obowiązującymi oczekiwaniami.

Odpowiednie odżywianie
Według danych WHO Światowej Organizacji Zdrowia właściwe odżywianie może zwiększyć wydajność pracowników aż o 20 proc. Rezygnacja z jedzenia w trakcie pracy obniża wydolność organizmu i powoduje pogorszenie efektów realizowanych obowiązków. Wynika to z naszej fizjologii. Dla właściwej pracy mózgu i całego organizmu kluczowe znaczenie ma odpowiednia podaż „paliwa”, czyli glukozy oraz wielu innych substancji odżywczych. Gdy jej poziom spada, zmniejsza się zdolność koncentracji, a wzrasta podatność na stres, organizm człowieka reaguje zmęczeniem i jest osłabiony. Ponadto wszelkie niedobory – witamin, składników mineralnych – mogą istotnie zaburzyć procesy wytwarzania energii w komórkach. Przekłada się to na gorsze samopoczucie i zdecydowanie obniża efektywność pracowników. Zbyt duże przerwy między posiłkami powodują często obniżenie poziomu glukozy we krwi. Paradoksalnie, w podobny sposób może działać słodka przekąska o wysokim indeksie glikemicznym, np. baton czekoladowy czy drożdżówka (pobudza wytwarzanie insuliny, która szybko obniża poziom glukozy, przekształcając ją w cenne „rezerwy”, czyli tłuszcz). Podsumowując, dla efektywności naszych pracowników dobrze jest przeprowadzić w firmie odpowiednią kampanię edukacyjną na temat odżywiania, aby jedli posiłki, które nie powodują gwałtownych wahań poziomu cukru we krwi. Badania WHO potwierdzają również wyniki eksperymentu przeprowadzonego przez Health Enhancement Research Organization (HERO), Brigham Young University i Center for Health Research w Healthways, który pokazał, że pracownicy, którzy regularnie jedzą zdrowe posiłki, mają o 25 proc. większą wydajność pracy i niższy poziom absencji. Badanie wykazało ponadto, że pracownicy, którzy ćwiczą pół godziny dziennie trzy razy w tygodniu, osiągają o 15 proc. większą wydajność w pracy. W ogólnym rozrachunku absencja pracowników była o 27 proc. niższa u pracowników, którzy odżywiali się zdrowo i byli aktywnie fizycznie. Badania audytu energetycznego prowadzone przez Human Power wśród pracowników dużych organizacji pokazują, że do grzechów głównych związanych z efektywnością na poziomie fizycznym należą zbyt długie przerwy między posiłkami, które nie powinny przekraczać trzech godz. Zasadę tę jednak przestrzega zaledwie 46,78 proc. ankietowanych. Więcej niż co trzeci badany (36,19 proc.) przyznaje, że w ciągu tygodnia je dania wysokoprzetworzone typu „fast food”. Co istotne – nieco ponad połowa ankietowanych (53,21 proc.) wskazuje, że często po posiłku czuje się ospała, co może wynikać ze zbyt długich przerw między posiłkami, spożywaniem posiłków wysokoprzetworzonych, posilaniem się słodkimi przekąskami itp. Przekłada się to również na ocenę poziomu energii badanych w drugiej połowie dnia. Średnio ponad 36 proc. ankietowanych ma trudności z efektywną pracą po godz. 14.00.

Właściwe nawodnienie
Odwodnienie obniża wydajność pracy – utrata płynów na poziomie 5 proc. masy ciała ogranicza wydajność aż o 30 proc. Skutki odwodnienia odczuwają przede wszystkim te osoby, które piją mało wody, a w ciągu dnia przebywają w suchym, klimatyzowanym biurze. Brak odpowiedniego nawodnienia jest szybko odczuwalny – w pierwszej kolejności pojawiają się: spadek koncentracji, pogorszenie pamięci krótkotrwałej, zmęczenie fizyczne oraz ból głowy. Już przy nieznacznym spadku nawodnienia (1–2 proc.) spada zdolność koncentracji, wykonywania prostych obliczeń, obniża się szybkość reakcji psychomotorycznych. Dzieje się tak, ponieważ odwodnienie powoduje zmniejszenie poziomu wytwarzania energii przez mózg. W realizowanych przez nas audytach energetycznych przeprowadzanych wśród pracowników dużych firm potwierdza się wyżej opisana tendencja. Wyniki pokazują, że prawie połowa badanych (43,29 proc.) pije mniej wody, niż jest to zalecane, a to jeden z najtańszych i najprostszych sposobów na radzenie sobie ze zmęczeniem czy spadkiem wydajności umysłowej. Niemal taki sam odsetek badanych (50,44 proc.) zamiast wody preferuje herbatę, kawę lub napoje energetyczne. Więcej niż co trzeci (38,7 proc.) przyznaje, że codziennie je słodycze i pije słodzone napoje (słodycze powodują gwałtowne skoki, a później spadki energii w ciągu dnia).

(Nie)dospanie
Osoby, które śpią mniej niż sześć godz., są o 4,2 razy bardziej narażone na zachorowania. Badania prowadzone między innymi na Carnegie Mellon University pokazują, że osoby, które śpią krócej niż zalecane 7–9 godz., charakteryzują się większą zapadalnością na infekcje. Osoby, które spały mniej niż pięć godz. są 4,5 razy bardziej narażone na ryzyko wystąpienia przeziębienia. Sen jest ważniejszym czynnikiem zapadania na infekcje niż stres czy palenie tytoniu, które – jak ogólnie wiadomo – mają wpływ na ogólny stan zdrowia. Z kolei badacze z Fińskiego Instytutu Higieny Pracy podają, że pracownicy, którzy śpią pięć lub mniej godz. na dobę, są nieobecni w pracy każdego roku o 4–9 dni więcej w porównaniu do osób, które na sen przeznaczyły odpowiednią ilość czasu. Ryzyko dłuższej nieobecności w pracy z powodu choroby jest silnie związane z liczbą godzin snu. Z badań prowadzonych przez naszą firmę wynika bardzo silna tendencja do rezygnowania przez pracowników ze snu, jeśli liczba ich obowiązków lub zadań przerasta ich możliwości czasowe. Sen jest jednym z tych aspektów naszego życia, z których najchętniej rezygnujemy, gdy mamy coś do zrobienia. A to jeden z największych błędów popełnianych na drodze ku wysokiej efektywności. W przeprowadzanych przez nas audytach energetycznych pracowników średnio ponad 60,66 proc. badanych wskazuje, że budzi się z uczuciem zmęczenia, co oznacza, że nocny odpoczynek nie spełnia swojej roli. Jeśli chodzi o liczbę godzin, jaką pracownicy średnio poświęcają na sen, to odsetek osób, które śpią mniej niż sześć godz. na dobę, sięga blisko 30 proc.@page_break@

720 godzin rocznie…
Spotkania wydłużają tydzień pracy, co negatywnie odbija się na regeneracji pracowników. Szacuje się, że przeciętny pracownik spędza ok. 60 godz. miesięcznie na spotkaniach, czyli inaczej – 15 godz. na tydzień lub trzy godz. dziennie. Daje to małą ilość czasu na pracę właściwą. Przeciętny czas pracy z tego powodu zwykle wydłuża się i może wynosić nawet 60–70 godz. tygodniowo. Ma to swoje konsekwencje w zostawaniu w firmie do późnych godzin wieczornych lub pracowaniu w weekendy, sprawdzaniu poczty firmowej w domu, odbieraniu służbowego telefonu po pracy itd. To redukuje czas potrzebny na odpoczynek i regenerację. Badania pokazują, że przeglądanie służbowych e-maili po godz. 21.00 negatywnie wpływa na zaangażowanie w pracę następnego dnia. Jeśli pracownicy są w ciągłej gotowości przez cały dzień, to siłą rzeczy taka linearność negatywnie wpłynie na poziom koncentracji i innych procesów poznawczych w dniu następnym. Ludzki mózg ma ograniczoną liczbę odruchów poznawczych, a duża liczba spotkań i bycie w ciągłej aktywności nie pomagają. Spotkania biznesowe wymagają od ludzi skupienia, ciągłego analizowania i podejmowania decyzji – skutkować to może zaburzeniem podejmowanych decyzji, z małą uwagą lub kompletnie bez poświęcania im uwagi.
Ponadto warto spojrzeć na spotkania jeszcze z innej perspektywy – finansowej. Analizy pokazują, że spędzanie czasu na spotkaniach może generować nawet 1,35 mln zł straty rocznie. Według raportu Industry Week – 2 tys. menedżerów przyznaje, że średnio 30 proc. czasu spędzonego na spotkaniach jest nieproduktywne. Zakładając, że to prawda, można przeliczyć, ile takie spotkania mogą kosztować przeciętnie firmę. Przyjmując, że menedżer średniego szczebla w międzynarodowej organizacji zarabia ok. 12 tys. zł brutto miesięcznie, a każdego tygodnia uczestniczy w ok. 10 spotkaniach (swojego zespołu, z innymi menedżerami, z klientami), gdzie każde trwa średnio 1,5 godz., menedżer spędza na spotkaniach 720 godz. rocznie. Jeśli w organizacji jest 25 takich osób, to ich czas poświęcony na spotkania kosztuje firmę 1,35 mln zł. Przyjmując, że 30 proc. spotkań jest nieproduktywnych, wynik liczbowy nadal robi wrażenie. Warto zatem rozważyć skrócenie spotkań o połowę, zaczynanie ich o niepełnych godzinach, tak aby wyeliminować ewentualne spóźnienia, oraz zapraszanie tylko osób bezpośrednio związanych z daną sprawą.
Badania realizowane przez naszą firmę pokazują konsekwencje takiego stylu pracy. Niemal co trzeci badany (28,37 proc.) zabiera pracę do domu. 43,48 procent ankietowanych pracuje dłużej niż osiem godz. dziennie, a niemal co trzeci pracownik (28,33 proc.) ma poczucie, że jego wydajność odbiega od stanu pożądanego.

Częste odrywanie się od pracy
Badania dowodzą, że praca w środowisku narażonym na ciągłe rozproszenie uwagi (przerywanie zadań przez telefony, e-maile, zebrania, zapytania od kolegów, szefów, komunikatory), powoduje wydłużenie czasu wykonywania danego zadania średnio o 25 proc.6 Odpowiadanie na każdą wiadomość e-mailową trwa ok. 10 min i jest pretekstem do przeglądania dodatkowych stron i aplikacji, co pochłania kolejne 10–15 min. Podliczenie wszystkich rozproszeń w ciągu dnia może prowadzić do sumy kilku godzin. Dodatkowo powrót do zadania, które zostało nam przerwane, zajmuje około 20 min7. Według McKinsey Global Institute pracownicy poświęcają ok. ⅓ tygodnia roboczego na uporanie się z e-mailami. Badania prowadzone przez The Radicati Group pokazały, że w 2015 r. średnia liczba e-maili biznesowych wysyłanych i odbieranych przez jednego użytkownika w ciągu jednego dnia wyniosła 122, a do roku 2019 ma osiągnąć wartość 126. Badania prowadzone w Polsce pokazują z kolei, że w 2013 r. niemal połowa respondentów otrzymywała 100 e-maili, w tym 16 proc. ankietowanych – ponad 100 wiadomości dziennie10. Utrata czasu związana z przełączaniem się między zadaniami za każdym razem wynosi 10–25 min – tyle mózg potrzebuje, aby na nowo w pełni skupić się na zadaniu. Może to oznaczać, że w ciągu jednego dnia, w którym zadania są przerywane np. 10 razy, traci się minimum dwie godz. Dane te dają do myślenia, szczególnie w kontekście wyników badań audytów realizowanych przez naszą firmę, gdzie blisko 82 proc. ankietowanych wskazuje, że ich praca jest nieustannie przerywana przez e-maile, telefony i zapytania od kolegów, a 52 proc. przyznaje, że nie jest w stanie pracować bez ciągłego sprawdzania poczty i telefonu.
W organizacjach, w których zrealizowaliśmy i nadal realizujemy audyt energetyczny pracowników, blisko ⅓ badanych wskazuje, że nie pracuje w pełni efektywnie, połowa nie czuje się doceniania za swój wkład pracy oraz nie realizuje zadań, które są źródłem satysfakcji i radości. Zamiast tego blisko połowa badanych czuje, że ich praca nie pozwala na realizowanie osobistych celów i planów zawodowych. Ankietowani nie wykorzystują w pełni swojego  potencjału i oceniają, że ich obecny sposób działania negatywnie wpływa na ich zdrowie. W świetle tych wszystkich faktów istnieje jednak potencjał do stworzenia takiego rozwiązania, które gwarantuje wygraną, zarówno dla organizacji, jak i pracowników. Być może nie chodzi o ciągłe podkręcanie tempa, ale o włożenie wysiłku w tworzenie ożywionego, energetycznego miejsca pracy – tak po stronie pracowników, jak i firmy. Dla organizacji oznacza to odejście od dążenia do zwiększania produktywności znanymi sposobami i zastąpienie ich inwestowaniem w zaspokajanie podstawowych potrzeb pracowników, którzy dzięki temu będą dawali z siebie więcej, w dłuższej perspektywie czasowej. A dla pracowników oznacza to wzięcie odpowiedzialności za sposób zarządzania sobą i swoją energią – niezależnie od tego, dla jakiej firmy, jakiego działu czy przełożonego pracują.

Małgorzata Czernecka jest prezesem zarządu Human Power. Specjalizuje się w obszarze zarządzania energią pracowników, work-life balance’u, psycho-immunologii oraz budowania nowych nawyków sprzyjających podnoszeniu efektywności.

Artykuł pochodzi z Personelu Plus